Privacy- en cookieverklaring Vaxy

Versie: Januari 2025

Deze privacyverklaring is opgesteld door Vaccinatieboekje B.V., handelend onder de naam Vaxy (hierna: Vaxy of wij). Vaxy hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens en handelt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aanverwante wetgeving. Deze verklaring is van toepassing op de mobiele applicatie Vaxy en de websites vaxy.app en vaccinatieboekje.com (gezamenlijk: de app). Door gebruik te maken van de app stem je in met deze privacyverklaring.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en toepassingsgebied

Vaccinatieboekje B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via de app. Deze verklaring beschrijft hoe Vaxy persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en beschermt, evenals de rechten van gebruikers. Aan deze verklaring kunnen geen rechten worden ontleend.

2. Gegevensverwerking en doeleinden

Vaxy verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte werking van de app. Het gaat onder meer om:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres en profielfoto;
• Gezondheidsgegevens: vaccinatie-informatie die je zelf toevoegt (zoals ziekte, datum, merk, batchnummer, geldigheidsduur);
• Technische gegevens: apparaatinformatie en gebruiksstatistieken die noodzakelijk zijn voor functionaliteit en beveiliging.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• Het aanmaken en beheren van jouw account;
• Het tonen, bewaren en bijwerken van jouw vaccinatieoverzicht;
• Het verzenden van noodzakelijke serviceberichten;
• Het verbeteren van de stabiliteit, veiligheid en betrouwbaarheid van de app.

De verwerking vindt plaats op grond van:

• Toestemming van de gebruiker (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
• Gerechtvaardigd belang van Vaxy bij verbetering van de dienstverlening (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Voor zover de app gezondheidsgegevens verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming als bedoeld in artikel 9 lid 2 sub a AVG. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken via de instellingen van je account.

3. Gebruik van foto’s en camera

De app kan toegang vragen tot jouw foto’s of camera om vaccinatiebewijzen toe te voegen of te fotograferen. Deze toegang is optioneel en wordt alleen verleend na jouw expliciete toestemming. De beelden blijven binnen jouw account en worden niet met derden gedeeld, tenzij jij daar zelf voor kiest.

4. Automatische herkenning met kunstmatige intelligentie (AI)

Om het invoeren van vaccinaties te vereenvoudigen, gebruikt Vaxy kunstmatige intelligentie (AI) om vaccinatiebewijzen automatisch te herkennen. De AI:

• verwerkt uitsluitend tekst die direct op het vaccinatiebewijs staat vermeld;
• gebruikt of bewaart geen persoonsgegevens zoals namen of gezichten;
• traint geen modellen met jouw data en deelt niets met derden.

De verwerking vindt plaats binnen onze beveiligde infrastructuur en dient uitsluitend ter ondersteuning van jouw eigen administratie.

5. Serviceberichten en nieuwsbrieven

Bij het aanmaken van een account stem je in met het ontvangen van noodzakelijke berichten die essentieel zijn voor het functioneren van de app, zoals beveiligingsmeldingen en systeemupdates. Deze communicatie is onderdeel van de uitvoering van de overeenkomst en kan niet worden uitgeschakeld zolang het account actief is.

Daarnaast kun je je vrijwillig aanmelden voor onze nieuwsbrief. Deze bevat nieuws, tips en updates over onze diensten. Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink of in de app onder notificatie instellingen. Promotionele berichten worden alleen verzonden met jouw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

6. Geanonimiseerd onderzoek en datagebruik

Vaxy kan geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens gebruiken voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek, bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in vaccinatiegedrag of trends in preventieve zorg.

• Alle gegevens worden onherleidbaar gemaakt voordat analyse plaatsvindt.
• Er worden geen namen, e-mailadressen of andere identificerende informatie gebruikt.
• Resultaten worden uitsluitend gepresenteerd in samengevoegde of volledig anonieme vorm.

Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Vaxy om haar diensten te verbeteren en bij te dragen aan algemeen onderzoek, zonder inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van gebruikers.

7. Verwerkers en subverwerkers

Vaxy maakt gebruik van zorgvuldig geselecteerde verwerkers en subverwerkers (zoals hosting-, e-mail- en analysetools). Met iedere partij is een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28 AVG. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van Vaxy en onder haar toezicht. Een actuele lijst van verwerkers is op verzoek beschikbaar via info@vaccinatieboekje.com.

8. Locatie van gegevensopslag

Persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt (bijvoorbeeld via subverwerkers), gebeurt dit uitsluitend op basis van passende waarborgen, zoals EU-modelcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

9. Gebruik van externe platforms (App Stores)

De app wordt verspreid via de app-winkels van Apple en Google. Vaxy heeft geen invloed op de gegevensverwerking die door deze platformen plaatsvindt. Het gebruik van deze diensten valt onder de privacyvoorwaarden van de betreffende aanbieder. Vaxy aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade voortvloeiend uit het gebruik van deze externe diensten.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

De app en website gebruiken cookies om de functionaliteit te verbeteren en statistieken bij te houden. Bij het eerste gebruik wordt toestemming gevraagd voor niet-essentiële cookies. Je kunt cookies uitschakelen via je browserinstellingen, maar sommige functies werken dan mogelijk niet correct.

11. Analyse- en meetdiensten

11.1 Google Analytics
Vaxy gebruikt Google Analytics om geanonimiseerde informatie te verzamelen over het gebruik van de app. Er is een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten; IP-adressen worden geanonimiseerd.

11.2 Mixpanel Analytics
Vaxy gebruikt Mixpanel om inzicht te krijgen in app-gebruik. Er worden uitsluitend apparaat-ID’s en gebruiksstatistieken verwerkt. Mixpanel anonimiseert IP-adressen en mag de data niet gebruiken voor eigen doeleinden. Zie: https://mixpanel.com/legal/privacy-policy.

12. Beveiliging van gegevens

Vaxy treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, waaronder:

• versleutelde opslag (encryptie);
• beveiligde verbindingen (TLS/SSL);
• toegangsbeperkingen en logging;
• periodieke beveiligingscontroles.

Ondanks deze maatregelen kan Vaxy geen absolute beveiliging garanderen. Gebruik van de app geschiedt voor eigen risico. Vaxy is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbevoegde toegang of verlies van gegevens, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid aan haar zijde.

13. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen. Geanonimiseerde gegevens kunnen voor statistische doeleinden onbeperkt worden bewaard.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Vaxy behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar in de app en op de website. Bij ingrijpende wijzigingen word je daarvan op de hoogte gebracht via de app of per e-mail.

15. Rechten van betrokkenen

Gebruikers hebben op grond van de AVG recht op:

• inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• beperking van of bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Verzoeken kunnen worden gericht aan info@vaccinatieboekje.com. Vaxy kan een legitimatie vragen om je identiteit te verifiëren. Wij reageren in beginsel binnen 30 dagen.

16. Medische disclaimer

De informatie in de app Vaxy is uitsluitend bedoeld als hulpmiddel voor persoonlijke gezondheidsadministratie. Vaxy is geen zorgaanbieder en verstrekt geen medisch advies. Gebruikers dienen voor medisch advies of interpretatie van vaccinatie-informatie altijd een arts of bevoegde zorgprofessional te raadplegen. Vaxy aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit gebruik van de verstrekte informatie.

17. DPIA en verantwoordelijkheden

Vaxy heeft voor haar kernfunctionaliteiten een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. Vaccinatieboekje B.V. treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die in de app worden ingevoerd. Externe partners of zorgaanbieders die via koppelingen gegevens verwerken, zijn zelfstandig verantwoordelijk voor naleving van de AVG binnen hun eigen systemen.

18. Klachten en toezicht

Indien je van mening bent dat Vaxy niet handelt in overeenstemming met de privacywetgeving, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

19. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Vaxy spant zich in om correcte en actuele informatie te bieden, maar garandeert niet dat de app te allen tijde foutloos of ononderbroken functioneert. Gebruik van de app geschiedt op eigen risico. Vaxy kan niet aansprakelijk worden gehouden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van de app of de daarin weergegeven informatie, behoudens opzet of grove nalatigheid. Op deze privacyverklaring en alle daaruit voortvloeiende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, Nederland.

20. Contactgegevens

Vaccinatieboekje B.V.
Handelend onder de naam Vaxy
E-mail: info@vaccinatieboekje.com
Websites: https://vaxy.app | https://vaccinatieboekje.com